01 — Contexte
Digitaliser une activité qui coordonne plusieurs acteurs
Activ'dog est une ASBL dont la mission est d'améliorer le bien-être des personnes grâce à la médiation animale. Ses animaux médiateurs interviennent auprès des aînés, des enfants, des adultes et des personnes en situation de handicap, dans des institutions partout en Belgique. Ce modèle repose sur une exigence de qualité stricte : chaque animal doit avoir passé un test social et comportemental positif, et chaque référent porte un badge qui atteste de sa formation. Derrière chaque séance, il y a donc un référent qualifié, un animal validé, une institution cliente et un planning à tenir. Trois familles d'acteurs à coordonner en permanence — les clients, le gestionnaire et les référents — pour une organisation qui s'appuyait jusqu'alors sur un empilement d'outils hétérogènes, au prix d'un travail administratif considérable et d'une visibilité fragmentée sur l'activité.
02 — Objectifs
Digitaliser l'ensemble de la chaîne, de la prestation à la facture
Le projet visait à faire converger toute l'activité vers un dispositif unique : réunir les trois profils d'acteurs — clients, gestionnaire et référents — dans un même environnement, chacun avec sa vue et ses droits ; automatiser la chaîne administrative de bout en bout, de l'encodage de la prestation jusqu'à la facturation ; piloter les à-côtés de l'activité — consommables, matériel et formations, jusqu'ici suivis séparément ; et soutenir le rayonnement de l'association en faisant connaître la médiation animale, en recrutant des bénévoles et en générant des ressources propres.
03 — Notre solution
Une plateforme complète : application métier, site et communauté
Gigaweb a conçu et développé l'ensemble du dispositif numérique d'Activ'dog, articulé autour de trois briques complémentaires. L'application métier digitalise le cœur de l'activité : le processus est entièrement automatisé, de la gestion des prestations jusqu'à la facture digitale émise via Peppol, et prend aussi en charge la gestion des consommables et le suivi des formations — deux volets essentiels pour une association dont la qualité de service repose sur des référents formés et équipés. Chaque acteur y accède avec son propre rôle : le client suit ses interventions, le gestionnaire pilote l'ensemble, le référent gère son planning. Le site internet porte la mission de l'association, avec des contenus pédagogiques sur la médiation animale et la canithérapie, une boutique en ligne et un module de donations. Enfin, un forum de discussion fait vivre la communauté entre les séances : dates de formations et de tests de chiens, échanges entre référents, ressources partagées.
04 — Résultats
Une association pilotée d'un seul endroit
Activ'dog dispose aujourd'hui d'un système d'information unifié, là où coexistaient auparavant plusieurs outils sans lien entre eux : prestations, facturation, consommables et formations sont gérés depuis une seule plateforme. L'automatisation complète du cycle administratif — jusqu'à l'émission des factures au format Peppol — supprime les ressaisies et les délais de traitement, et libère un temps précieux dans une structure associative où chaque heure compte davantage que le budget.
